Help, is dit nu een project …of niet?

Klinkt het jou bekend in de oren als ik zeg dat er heel veel op ons af komt elke dag en dat het toch af en toe wat wankel balanceren is om al die ballen in de lucht te houden. Het zou kunnen helpen als je weet met welk type van taken je het grootste deel van je tijd bezig bent. In elke organisatie zijn er namelijk 3 werkvormen: routine, projectgerichte en onverwachte taken. Het hangt van jouw context af of je meer routinematig werkt of eerder één van de andere werkvormen veelvuldig toepast.

Elke werkvorm vereist een andere aanpak.

Naast de juiste aanpak voor elk type taak wil je graag dat teamleden ook efficiënt samenwerken en elkaar versterken, en dat ze alle taken of projecten kwaliteitsvol afronden. Hoe kan je dit ondersteunen? Een deel van het antwoord ligt in de kunst van projectmatig werken, een vaardigheid die steeds waardevoller wordt! Maar dan moet je wel zeker zijn dat je aan projecten werkt 🙂

Wanneer spreek je over een project?

Een project is een tijdelijk samenwerkingsverband met een duidelijk gedefinieerd doel en een uniek eindresultaat. Hieronder zie je de kenmerken van elke werkvorm.

• Improvisatie: Dit vereist snelheid en flexibiliteit, de kunst om aan te passen aan onverwachte situaties. Denk aan een klant die onverwacht aan je deur staat. Je moet even improviseren om én de klant tevreden te stellen én je andere taken rond te krijgen.
• Routine: Routine speelt een rol in de dagelijkse taken die consistentie en efficiëntie garanderen. Een voorbeeld is het opstellen van een dagplanning voot je medewerkers of het opmaken van een factuur. Dat doe je steeds volgens dezelfde reeks van activiteiten, of hetzelfde “proces”.
• Projecten: Projecten zijn altijd tijdelijk en focussen zich op een specifiek, uniek resultaat. Dit vraagt om doelgerichte inspanningen en een gestructureerde aanpak.

Elke werkvorm is cruciaal. Door de identificatie van waarmee je nu precies bezig bent:

• krijg je inzicht in wanneer een taak als project moet worden behandeld.
• werk je naar een succesvol en duurzaam resultaat toe.
• kan je heldere doelen stellen voor elk project.
• zal je de middelen efficiënt(er) kunnen inzetten.
• kan je de voortgang nauwlettend volgen en bijsturen waar nodig.

Een gemeenschappelijke taal en aanpak in projectmatig werken

Eens je weet wanneer je aan projecten werkt, is het ook handig  om dit volgens een uniforme methode te doen. Dit kan wonderen verrichten. Het creëert een gemeenschappelijke taal, waardoor teamleden effectiever met elkaar communiceren en samenwerken.

Een gestandaardiseerde en consistente aanpak zorgt ervoor dat je:

• projecten (h)erkent: Door een uniforme methode te hanteren, kunnen alle betrokkenen projecten gemakkelijker identificeren en begrijpen.
• een duidelijke stand van zaken kan geven: Een gestructureerde aanpak biedt helderheid over de voortgang van projecten. Iedereen weet in welk stadium elk project zich bevindt.
• gestroomlijnde voortgangsbewaking kan doen: Met een uniforme aanpak kunnen knelpunten sneller worden opgespoord en opgelost, wat leidt tot betere resultaten en tevredenheid bij collega’s en klanten.

Projectmatig werken is bijgevolg meer dan een methodiek: het is een mindset die, wanneer correct toegepast, kan leiden tot belangrijke verbeteringen in de manier waarop projecten worden geïnitieerd, uitgevoerd en afgerond. Het biedt duidelijkheid, structuur en een pad naar succes voor zowel kleine als grote initiatieven.

Kortom, projectmatig werken is de sleutel tot effectieve samenwerking en succesvolle resultaten. Meer info of een training projectmatig werken op maat? Check onze kalender, contacteer info@insightful.be of plan een gratis kennismakingsgesprek! 🚀