Procesmodellering, je bent er wellicht al mee aan de slag geweest voor jouw bedrijf. En misschien vond je het, net als velen, vooral iets heel ingewikkeld en tijdrovend. Procesmodellering, ook wel BPM of Business Process Modeling genoemd, is een verzameling van methoden en technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Ondanks dat er heel wat waardevolle technieken zijn zoals BPMn2.0 kan dit inderdaad best ingewikkeld zijn, zeker als je heel gedetailleerd aan de slag wilt gaan.
Toch is er ook een methode die je snel en efficiënt inzicht kan geven in de knelpunten van een bepaald proces in je bedrijf. De Brown Paper methode is zo een krachtig instrument. Deze aanpak gebruikt een eenvoudige en visuele benadering en laat hiermee toe om samenwerking en begrip binnen teams te vergroten.
Wat is de Brown Paper Methode?
De Brown Paper Methode, ook wel bekend als de Brown Paper Audit of Brown Paper Planning, is een eenvoudige en gebruiksvriendelijke techniek die zich richt op het visualiseren van bedrijfsprocessen op grote vellen bruin papier. Het is een participatieve methode die teamleden samenbrengt om gezamenlijk inzicht te krijgen in de stappen, beslissingen en communicatielijnen binnen een proces.
Waarom Brown Paper?
- Eenvoudige visualisatie: De bruine vellen fungeren als een leeg canvas waarop processen in grote lijnen kunnen worden geschetst, waardoor complexe details begrijpelijk worden.
- Samenwerking en betrokkenheid: De methode stimuleert teambetrokkenheid en samenwerking doordat teamleden gezamenlijk de processen in kaart brengen, wat leidt tot een gedeeld begrip.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Het gebruik van fysieke vellen papier maakt het gemakkelijk om aanpassingen en wijzigingen door te voeren tijdens de modellering sessie, waardoor het proces flexibel en dynamisch blijft.
Hoe begin je er aan?
Wil je ook de voordelen van de Brown Paper Methode ervaren en een dieper inzicht krijgen in je bedrijfsprocessen? Hier zijn enkele stappen om aan de slag te gaan:
1. Identificeer het te modelleren proces
Kies een specifiek bedrijfsproces dat je wil analyseren en optimaliseren. Dit kan variëren van operationele workflows tot dienstverleningsprocessen.
2. Nodig de juiste stakeholders uit
Breng de belangrijkste belanghebbenden en teamleden samen die betrokken zijn bij het gekozen proces. Diverse perspectieven dragen bij aan een alomvattend begrip.
3. Verzamel benodigde materialen
Zorg voor een groot leeg werkvlak onder de vorm van bvb. grote vellen bruin papier, een groot white bord of een muur waarop je post-its mag plakken. Daarnaast heb je post-its nodig in verschillende kleuren, stiften en wat lege vellen papier en plakband. Een ruime vergaderruimte met voldoende ruimte om te plakken en te schrijven is essentieel.
4. Baken de scope af van het proces
Geef duidelijk aan wie het proces laat starten, tot welke resultaat dit leidt en voor wie dit bestemd is. De SIPOC-methode kan hier bij helpen. Je leest er meer over in mijn blog over SIPOC.
5. Brainstorm en identificeer de happy flow
Start de sessie met een brainstorm van alle activiteiten die plaatsvinden in het proces. Laat teamleden post-its gebruiken om te noteren en op het papier te plakken. Ga op zoek naar de happy flow: hoe ziet het proces er uit als alles goed gaat?
6. Koppel aan elke activiteit ”wie” en “hoe”
Plaats onder de lijn met activiteiten een lijn met post-its en plaats daarin wie die activiteit daadwerkelijk uitvoert. Daaronder kan je een link maken met de manier waarop dit gebeurt: is er een procedure aan gekoppeld? Of gebruikt men een bepaald IT-systeem?
7. Faciliteer discussie en feedback
Stimuleer open discussies en feedback tijdens het proces. Dit zorgt voor een dieper begrip en biedt de mogelijkheid om knelpunten of inefficiënties te identificeren.
8. Documenteer en implementeer
Na het voltooien van de workshop: documenteer de bevindingen en identificeer mogelijke verbeteringen. Implementeer vervolgens de gewenste veranderingen in het proces.
Klaar voor optimalisatie!
Het uitvoeren van een Brown Paper Workshop is niet alleen een oefening in procesmodellering; het is een kans om teams samen te brengen, inzicht te vergroten en gezamenlijk doelen te stellen voor procesoptimalisatie. Dus, waar wacht je nog op? Pak die grote vellen bruin papier, nodig je team uit en ontdek de eenvoud van procesmodellering met de Brown Paper Methode.
Samen kunnen we processen helderder maken, samenwerking versterken en efficiëntie verbeteren.
Klaar voor de uitdaging?
Let’s brown paper it!
Voor meer info: contacteer me voor een gratis kennismaking: https://insightful.be/contact/