Starten met procesoptimalisatie
Het primaire doel in procesoptimalisatie is het verbeteren van de efficiëntie van jouw team of organisatie. Om dit te bereiken is het van cruciaal belang om je processen goed te begrijpen. SIPOC en het schildpad diagram zijn krachtige hulpmiddelen om jouw processen effectief af te bakenen en zo de weg vrij te maken voor verdere analyse en voortdurende verbetering. In deze blog geef ik je meer uitleg over de SIPOC- en schildpad methodologie zodat je deze kan inzetten als eerste stap voor procesanalyse.
SIPOC
SIPOC biedt een overzicht van de belangrijkste componenten om een proces af te bakenen. Hieronder worden de onderdelen van SIPOC verduidelijkt.
- Supplier = Leverancier: Identificeer de bronnen of personen die input leveren aan het proces. Dit kunnen afdelingen, externe leveranciers of systemen zijn. Het gaat over diegenen die input levert om het proces te laten starten, dus dit kan even goed de klant zijn! Neem bijvoorbeeld de klant die een online bestelling ingeeft. In dit geval is de klant de “supplier” volgens de SIPOC-methode.
- Input: Definieer de grondstoffen, informatie of middelen die nodig zijn voor het proces. Deze input is de basis van je proces en moet effectief opgevolgd en gecontroleerd worden. In ons voorbeeld is de bestelling, met name, het bestelformulier of order de input van het proces.
- Proces: Schets de reeks stappen of activiteiten die moeten uitgevoerd worden om de input te transformeren naar output. Bij het afbakenen van het proces met behulp van SIPOC hoef je hier nog niet in detail te gaan. Je kan dit gerust in een volgende fase doen. Je moet hier wel minstens een goede naam geven aan het proces. In ons voorbeeld is dat “Een bestelling plaatsen via de website”.
- Output: Bepaal de deliverables of uitkomsten van het proces. Dit is een tastbaar product, dienst of kan ook een ander resultaat zijn zoals een rapport of beslissing. In ons voorbeeld kunnen we de output benoemen als “ontvangen van het besteld product of dienst”.
- Customers = Klanten: Identificeer de individuen, afdelingen of belanghebbenden die de output van het proces ontvangen. Inzicht in de behoeften en verwachtingen van de klanten is van vitaal belang voor procesverbetering. Ga dus na wie de afnemer is van de output van dit proces. Voor ons voorbeeld kunnen we de klant bestempelen als klant van het proces.
Door de SIPOC te benoemen voor je procesanalyse, maak je bespreekbaar met de andere betrokkenen waar de grenzen liggen van het proces dat je wil gaan verbeteren. Je spreekt dus dezelfde taal vóór je gaat analyseren. Dit voorkomt misverstanden achteraf. Daarbij zie je al snel onderlinge afhankelijkheden en krijg je meer grip op de componenten.
Baken je proces af vóór je gaat analyseren!
Het schildpad diagram
De schildpad diagram methode geeft je een meer gedetailleerde procesafbakening, Een schildpad diagram lijst de belangrijkste zaken op die van belang zijn voor het proces maar -net zoals bij SIPOC- toont niet wie welke processstappen wanneer uitvoert.
Het schildpad diagram stelt je in staat om in de details van een proces te duiken, wat een grondige analyse vergemakkelijkt en waardevolle inzichten voor verbetering oplevert.
Verkrijg uitgebreid inzicht in uw processen
In de zoektocht naar procesverbetering is het effectief afbakenen van je processen een cruciale eerste stap. De SIPOC- en Schildpadmethodologieën bieden waardevolle informatie om een uitgebreid inzicht in uw processen te krijgen, gebieden voor optimalisatie te identificeren en duurzame resultaten te behalen. Door gebruik te maken van deze methodologieën kan je:
- een grotere efficiëntie ontsluiten
- werkstromen stroomlijnen
- een cultuur bevorderen waarin het verbeteren van processen centraal staat.
Getriggerd om onze tools voor optimalisatie te ontdekken?
Contacteer Insightful of plan jouw gratis gesprek hier.